VFFOW - Verein für Familienforschung in Ost- und Westpreußen e.V.

VFFOW

Verein für Familienforschung
in Ost- und Westpreußen e.V.

691994 Einträge im Index

Das Projekt und seine Historie

Mit der Veröffentlichungspraxis der polnischen Staatsarchive zu den vorhandenen Standesamtsregistern aus unserem Forschungsgebiet wurde uns „Suchenden“ ein Mittel angeboten, von dem wir (es gibt allerdings Ausnahmen) in Deutschland bisher nur träumen konnten.

Im August 2013 begann Bernhard Ostrzinski erstmals, verschiedene Registereinträge zu suchen und stellte schnell fest, dass diese Arbeit mit einem enormen Zeitaufwand verbunden war. Ohne Kenntnis genauer Jahres- und Standesamtsangaben musste damals jeder Registerband jahrgangsweise bis zu den entsprechenden Fundstellen durchsucht werden, da nur wenige Namensregister vorhanden waren.

So entstand die Idee, einen einfachen Namensindex zu erstellen, der den schnellen Zugriff zu den digitalisierten Registern für jeden Forschenden ermöglichte, und das kostenlos und ohne Mitgliedschaft in einem Verein! Beim damaligen Stand mit 30 digitalisierten Standesämtern im Archiv Allenstein war das eine überschaubare Aufgabe, die aber trotzdem nur mit vielen anderen gemeinsam zu realisieren war.

Nach einer Bitte zur Mitarbeit in der Ost-Westpreußen (OWP) -Liste und der Mailingliste des Verein für Familienforschung in Ost- und Westpreußen e.V. (VFFOW) fand sich schnell eine Gruppe von „Datenerfassern“, die bereit war, bei der Indexierung zu helfen.

Eine Exel - Tabelle als Vorlage zur Erfassung der Register war schnell erstellt und denen, die sich zur Hilfe bereit erklärten, wurden die kompletten Standesamtsregister als einzelne Dateien zur Verfügung gestellt.

Zu Beginn des Projektes war noch nicht abzusehen, dass weitere Archive einbezogen und sich der Umfang der veröffentlichten Standesamtsregister rasch vergrößern würde. Mittlerweile sind mehr als 344 Standesämter mit über 16.969 Dokumenten und mehr als 924.922 Digitalisaten im Internet einzusehen! Und über die Namenssuche und die Verlinkung zum Register im Archiv Allenstein ist sichergestellt, dass man nicht, so wie früher, hunderte Registereinträge im Internet durchsuchen muss!

Das Projekt „Namensindex digitalisierter Standesamtsregister Allenstein“ wurde aber erst durch die Bereitschaft des VFFOW, die Daten in seinen Online - Datenbanken zu veröffentlichen, ermöglicht. Anfragen an andere Listen und Vereine wurden entweder gar nicht beantwortet oder es konnte der Anspruch „Kostenlos, keine Mitgliedschaft im Verein, offen für alle!“ nicht gesichert werden. Deshalb gebührt neben dem VFFOW der Familie Meier für die Unterstützung, die „Einpflegung“ der Datensätze in die Datenbank, sowie die Bereitstellung der Veröffentlichungsbasis großen Dank, genauso wie den vielen fleißigen Helfern bei der Indexierung!

Aus persönlichem Forschungsinteresse ging im Jahr 2015 etwa zeitgleich die Seite von Clemens Draschba http://allenstein.draschba.de ins Netz, die ähnliche Interessen verfolgte und einen wesentlichen Einfluss auf die Weiterentwicklung des Indexierung - Projektes hatte.

Über seine Seite wurden die verschiedensten Archivalien von kirchlichen und staatlichen Stellen erschlossen und kostenlos für alle Interessierten bereit gestellt. Es lag nahe, diese zwei Seiten zu einer gemeinsamen modernen und attraktiven Seite mit vielfältigen Suchfunktionen zu machen. Und nach vielen Überlegungen wurde ein gemeinsames Projekt daraus, für dessen Veröffentlichung der VFFOW die materielle Basis bereitstellte. Nach und nach entstand ein offenes Namensindexprojekt von digitalisierten Standesamtsregistern aus dem Forschungsgebiet des VFFOW, ein Hilfsmittel zur Namens- und Ortssuche, sowie für Fundstellen und weiterer Dokumente, Akten und Belege. Zusammengefasst handelt es sich um ein

"Vereinsoffenes Mitmachprojekt als Gemeinschaftsarbeit interessierter Familienforscher"

In das neue „Indexprojekt“ wurden weitere polnische Archive und Archivalien einbezogen und sind nun ebenfalls schnell erreichbar. Übernommen wurden auch bereitgestellte Daten von Vereinen und Familienforschern, wenn sie die Voraussetzungen erfüllten, keine kommerziellen Interessen zu verfolgen oder Bindung an Listen oder Vereine zu haben. Eine Besonderheit bei der Aufnahme von Standesamtsregistern, die nicht aus Archiven, sondern anderen Quellen stammen, ist das Fehlen einer Archivsignatur. Das betrifft auch die Daten des polnischen Genealogievereins (PGT). Auch dort kommt man über die Verlinkung zum gesuchten Dokument. Bei der Suche auf der PGT - Seite sollte man die Kennzeichnung der Registerarten (U= Geburtsregister, M=Heiratsregister, und Z= Sterberegister) kennen. Damit ist auch deutlich, warum in der kompletten Datenbank diese Buchstaben den Registern zugefügt sind.

Mit der Verlinkung http://www.metryki.genealodzy.pl/metryki.php kommt man direkt zur Auswahl der einzelnen Regionen und weiter bis zu den Standesämtern. Bei der Übernahme und Veröffentlichung dieser Register durch die Archive wird die Signatur und die neue aktuelle Verlinkung zum Archiv in der Index - Datenbank korrigiert. Durch die Verlinkung zur Datenbank des polnischen Genealogievereins ist sie damit ebenfalls für uns nutzbar. Basis des Indexprojektes bleibt aber wie bisher der Bestand an digitalisierten Standesamtsregistern in den Archiven unseres Forschungsgebietes.

Der Index ist keine Konkurrenz zu weiteren Veröffentlichungen, zu OFBs oder Datenbanken anderer Personen und Vereine, auch ersetzt er keine eigenen Forschungen! Der Index ist ein Hilfsmittel zur Suche nach den eigenen Vorfahren, sowie nach Fundstellen zu Daten und Urkunden als Quellen der Familienforschung! Die bisherigen Zugriffszahlen auf das Projekt in der „alten“ Fassung von über 696.000 zeugen von seiner enormen Bedeutung für die Familienforschung, war aber auch Anspruch und Verpflichtung, die Datenbank qualitativ weiterzuentwickeln.

Das Ergebnis dieser Weiterentwicklung liegt nun vor und möge allen im Forschungsgebiet „Suchenden“ nutzen!

Bernhard Ostrzinski

Bernhard Ostrzinski

Verantwortlich für die Erfassung und Bearbeitung der Indexierungsdaten der Standesamtsregister.

Clemens Draschba

Clemens Draschba

Verantwortlich für Software- Entwicklung, Datenbanktechnik und die automatisierte Prüfung der Archivbestände.